Fundusze Europejskie na inwestycje w IT

Zasady nie są trudne, nabór trwa, pula środków jest znaczna, wystarczy więc przygotować dobry wniosek, a w razie pytań i wątpliwości – zadać pytania dzwoniąc na infolinię instytucji wdrażającej lub skorzystać z licznych serwisów internetowych na temat funduszy. Dziś u nas – krótki przewodnik po dwóch najczęściej wykorzystywanych przez MŚP unijnych źródłach finansowania biznesu elektronicznego. 

Dofinansowanie usług elektronicznych – dla MŚP

PO IG, Działanie 8.1.

Za realizację PO IG, a zwłaszcza działań 8.1. i 8.2. odpowiada Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości. W każdym z województw przedstawicielem PARP w zakresie kontaktu z wnioskodawcami i przyjmowania wniosków są Regionalne Instytucje Finansujące. Ich listę z podziałem na regiony można znaleźć na stronie PARP a także na stronach internetowych urzędów gmin. 

Działanie 8.1. z PO IG przeznaczone jest na dofinansowanie działalności gospodarczej w dziedzinie gospodarki elektronicznej.

Jak każda dotacja w tym modelu, dofinansowanie polega na refundacji pewnego typu wydatków (tzw. wydatków kwalifikowanych), zainwestowanych w dany projekt. Druga ważna wskazówka na samym początku planowania projektu: najpierw należy złożyć wniosek a dopiero potem rozpocząć realizację przedsięwzięcia. Rozpoczęcie go przed złożeniem wniosku może skutkować odrzuceniem wniosku.

O wsparcie ze środków działania 8.1. mogą się starać mali i mikro przedsiębiorcy prowadzący firmę nie dłużej niż rok. Jest to więc typowa pomoc na start na firm świadczących e-usługi.

Projekty mogą być objęte wsparciem przez okres nie dłuższy niż 24 miesiące. Kwalifikują się do refundacji te wydatki, które będą związane z przygotowaniem, wdrożeniem i świadczeniem usług elektronicznych.

Wysokość pomocy dla jednego projektu musi mieścić się w granicach od 20 tys,. zł do 1 mln zł – taka jest dolna i górna granica wartości wydatków kwalifikowanych. Poziom wparcia może sięgnąć nawet 85% wartości projektu.

Najpierw pewne zastrzeżenie: ze środków działania 8.1. wykluczone jest finansowanie projektów polegających na świadczeniu usług: hostingu, poczty elektronicznej, rejestracji i utrzymania domen.

Aby usługa mogła zostać zaliczona do e-usług w myśl definicji z rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego musi spełniać następujące warunki:

• świadczona w sposób zautomatyzowany przy użyciu technologii informacyjnych;
• dostępna w publicznych sieciach telekomunikacyjnych (czyli nie może to być np. internetowa sieć osiedlowa, czy wewnętrzna sieć stosowana w firmach – intranet);
• dostępna na indywidualne żądanie usługobiorcy (w dowolnie wybranym przez niego momencie);
• dostępna bez obecności stron w trakcie jej realizacji (czyli zdalnie, a nie osobiście)

Tę urzędową definicję wprost z aktu prawnego PARP precyzuje i podaje kilka typów projektów kwalifikujących się do uzyskania dotacji. Przeglądając ten katalog można jeszcze lepiej zrozumieć cel PO IG i tego konkretnego działania, a jest nim umożliwienie skorzystania z usług i produktów wprost z Internetu, szybciej i łatwiej niż osobiście. I tak, przykładowe projekty kwalifikujące się do działania 8.1. to między innymi: serwisy informacyjne, gazety i czasopisma on-line, e-bankowość, e-ubezpieczenia i e-finanse, e-learning, e-translacja, e-ogłoszenia, e-oferty,  wortale, serwisy społecznosciowe, głosowe odsłuchiwanie stron www, rozpoznawanie i synteza mowy, aktualizacja i oprogramowania, gry on-line, webcasting, wyszukiwarki, przeglądarki internetowe i inne.

Nabór wniosków odbywa się w ramach tzw. rund aplikacyjnych, to znaczy że krajowa Instytucja Wdrażająca jaką jest w tym przypadku PARP, będzie ogłaszać kolejne terminy naboru wniosków aż do wyczerpania środków. Do wzięcia jest blisko 390 mln euro, bo tyle wynosi cały budżet działania na lata 2007-2013.

O dotację w ramach działania 8.1 mogą ubiegać się mikro przedsiębiorcy lub mali przedsiębiorcy posiadający zarejestrowani w Polsce a jeśli jest to działalność jednoosobowa – mieszający w Polsce, którzy prowadzą działalność gospodarczą nie dłużej niż 1 rok od dnia rejestracji.
Regulamin, kryteria wyboru projektów oraz instrukcję wypełniania wniosku publikuje PARP:  http://poig.parp.gov.pl

Dwa pierwsze nabory wniosków na dofinansowanie w ramach działania 8.1. cieszyły się ogromnym zainteresowaniem małych firm. Drugi nabór właśnie się kończy: ostatnim dniem na składanie wniosków był 31 lipca. Już zapowiedziano jego trzecią rundę: wnioski będzie można wówczas składać od 28 września do 16 października 2009 r.

• Wnioski przyjmują wspomniane Regionalne Instytucje Finansujące w każdym województwie. Można je przesyłać pocztą, kurierem i składać osobiście w kancelariach RIF do ostatniego dnia naboru do godz. 15.00.
• Wypełniony wniosek wraz z załącznikami należy złożyć lub wysłać do RIF właściwej dla głównej lokalizacji projektu.
• Przedsiębiorcy, którzy złożyli wnioski są informowani o decyzji o przyznaniu lub nieprzyznaniu wsparcia w ciągu około 4 miesięcy od zakończenia naboru w danej rundzie aplikacyjnej.

Wsparcie wdrażania elektronicznego biznesu

PO  IG Działanie 8.2.

Kolejny unijny fundusz, który może zainteresować firmy świadczące usługi elektroniczne to działanie 8.2. z tego samego Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Środki którymi ma on wspierać konkretne projekty firm posłużą do wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B. 

Kwalifikują się tu wszelkie przedsięwzięcia zarówno techniczne (informatyczne), jak i organizacyjne, które mają na celu realizowanie procesów biznesowych w formie elektronicznej, obejmujących trzy lub więcej przedsiębiorstw.

O dotację z funduszy działania 8.2. mogą się ubiegać przedsiębiorcy z sektora MSP oraz mikro przedsiębiorcy z siedzibą na terenie Polski. Nie ma tu znaczenia okres prowadzenia działalności gospodarczej.

Nabór wniosków podobnie jak w przypadku działania 8.1. odbywa się formie rund aplikacyjnych. Odbyły się już dwa takie nabory: 9 marca-3 kwietnia i 15 czerwca-3 lipca. PARP poinformuje na swoich stronach internetowych kiedy odbędą się kolejne.
Obowiązywały takie same zasady składania wniosków, czyli w siedzibie RIF właściwej dla głównej lokalizacji danego projektu, osobiście, poczta lub kurierem do godz. 15.30 ostatniego dnia naboru.

W ramach Działania 8.2 przewidziane jest dofinansowanie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B. Mogą to być projekty o charakterze technicznym, informatycznym i organizacyjnym, które prowadzą do realizacji procesów biznesowych w formie elektronicznej.
Wsparcie mogą otrzymać przedsiębiorcy, którzy planują rozpoczęcie lub rozwój takiej współpracy w oparciu o rozwiązanie elektroniczne. Modelowym, przykładem jest tu takie dostosowanie własnego systemu informatycznego do systemów innych firm, z którymi ma przebiegać współpraca, że możliwa staje się automatyzacja wymiany informacji między systemami współpracujących przedsiębiorców. Typowy projekt obejmuje integrację systemów informatycznych przedsiębiorstw.  Projekty mogą być objęte wsparciem przez okres nie dłuższy niż 24 miesiące.

Cały budżet działania 8.2. wynosi blisko 461 mln euro. Można ubiegać się o dofinansowanie w granicach od 20 tys. zł do 2 mln zł, czyli na taką kwotę mogą zostać uznane i zrefundowane wydatki kwalifikowane.   

Co to jest B2B?

Wymiana handlowa oraz wymiana informacji pomiędzy uczestnikami w modelu business to business może odbywać się na dwa sposoby: w obrębie tej samej branży bądź sektora lub pomiędzy firmami z różnych branż. W ramach każdego z tych modeli  możliwe są dwa sposoby realizowania wymiany handlowej:

• aukcyjno – przetargowy –  gdy zastosowano elektroniczne narzędzie negocjacji handlowych. Dzięki temu podmiot organizujący aukcję (przetarg) ma możliwość porównania cen oferowanych przez różnych dostawców tego samego towaru i wyboru najkorzystniejszej oferty przy użyciu narzędzi aukcyjnych. W ten sposób m.in. Urząd m.st. Warszawy już kilkakrotnie kupił artykuły biurowe dla potrzeb urzędu, uzyskując znaczne oszczędności dzięki możliwości porównania wielu ofert w krótkim czasie i w jednym miejscu.
• eProcurement – zwany też elektronicznym systemem obsługi zaopatrzenia. Chodzi tu o taki sposób organizacji procesu zaopatrzenia, od momentu otrzymania zlecenia przez dostawcę, aż do realizacji płatności przez odbiorcę, w którym platformą B2B są katalogi elektroniczne i systemy informatyczne obsługujące zakupy.

W Internecie jako platformy B2B występują głównie: giełdy towarowe, wortale branżowe, portale aukcyjne, witryny handlowe. Przykładem wortalu branżowego jest www.exporter.gov.pl – służący promocji eksportu i prowadzony przez Polską Agencję Informacji i Inwestycji Zagranicznych.  Firmy zainteresowane znalezieniem zagranicznego partnera mogą na nim wyszukać zagraniczne zapytania ofertowe, informacje o przetargach z danego kraju i branży, nawiązać kontakt z innymi firmami z branży, zgłosić się do udziału w imprezie targowej promującej polski eksport.

O to pytają wszyscy

Instytucje wdrażające programy unijne starają się odpowiadać na najczęściej zadawane pytania i w ten sposób wskazują, na co należy zwrócić uwagę podczas przygotowania wniosku i realizacji projektu.

Jak wysokie dofinansowanie można uzyskać i od czego ono zależy?

Dotacje udzielane przez PARP mają charakter refundacji wydatków już poniesionych na realizację projektu i uznanych jako kwalifikowane czyli podlegające dofinansowaniu w ramach danego projektu. Oznacza to, że firma najpierw sama musi zapewnić fundusze na uruchomienie i prowadzenie projektu.

W przypadku działania 8.1 (rozwój e-usług) dofinansowanie projektu może wynieść do 85% wydatków w projekcie  Maksymalna kwota dofinansowania projektu wynosi 200 000 euro zgodnie z zasadą pomocy de minimis.

Jeśli projekt zalicza się do działania 8.2 (rozwój elektronicznego biznesu typu B2B) to wysokość dofinansowania zależy od lokalizacji firmy i waha się od 40% do 70%. Decydują tu regionalne limity pomocy unijnej uzależnione od stopnia rozwoju gospodarczego regionu. Dofinansowanie może pokryć wydatki kwalifikowane do 100% wydatków na promocje i wynagrodzenia, od 60% do 70% wydatków na nowe inwestycje (w zależności od regionu), do 50% wydatków na doradztwo, do 45% wydatków na szkolenia specjalistyczne.

Kiedy dowiem się, czy dostałem dotację?

Regionalna Instytucja Finansująca (RIF) w danym regionie ma 30 dni na ocenę formalną wniosku, a następnie  powiadamia o niej pisemnie. Jeśli wniosek przeszedł pozytywnie ocenę formalną, trafia do oceny merytorycznej. Ten etap trwa do 90 dni. Jeśli ocena jest pozytywna, projekt zostanie umieszczony na liście rankingowej która jest rozpatrywana przez kilka instytucji rządowych. Ostateczna decyzja jest publikowana na stronach internetowych PARP i Regionalnej Instytucji Finansującej, w której wniosek został złożony. 

Gdzie należy złożyć wniosek?

Wniosek trzeba przygotować w dwóch wersjach:

• elektronicznej, korzystając z Generatora Wniosków dostępnego na stronie www.parp.gov.pl,
• drukowanej (w oryginale) wraz z wymaganymi załącznikami.

Obie wersje wniosku trzeba wysłać listem poleconym, pocztą kurierską lub złożyć osobiście do Regionalnej Instytucji Finansującej (RIF) właściwej dla głównej lokalizacji projektu.

Koperta zawierająca papierową wersję wniosku wraz z załącznikami musi zawierać następujące informacje:

• dopisek: „Wniosek o dofinansowanie – Działanie (nr działania) PO IG";
• pełna nazwa wnioskodawcy oraz jego adres;
• pełna nazwa Regionalnej Instytucji Finansującej oraz jej adres.

Gdzie można zapoznać się z informacjami o wymaganiach dotyczących składania wniosku?

Pełna dokumentacja dotyczącą PO IG działań 8.1 i 8.2 znajduje się na stronach internetowych Polskiej Agencji Wspierania Przedsiębiorczości:

• działanie 8.1 – e-usługi,
• działanie 8.2 – elektroniczny biznes typu B2B.

Najczęściej popełniane błędy

Pewne błędy są powtarzalne. Ucząc się na potknięciach poprzedników, można łatwiej przejść przez sito eliminacji zarówno formalne jak i merytoryczne. Zdaniem PARP, najczęściej zdarzają się następujące błędy:

„To nie ten projekt”

Powód: przedsiębiorca niedokładne zapoznał się z dokumentacją.

Jeśli zbyt pobieżnie przeczytamy opis projektu i jego dokumentację, może się zdarzyć że popełnimy wiele błędów formalnych przy składaniu wniosku. W rezultacie stracimy czas na przygotowanie wadliwego wniosku, nie do końca odpowiadającego wymogom projektu. Stracimy także szansę na jego rozpatrzenie w danej rundzie aplikacyjnej, pomimo że sam projekt mógł odnieść sukces i miałby szansę na dotację.

Czy jest wyjście?

Tak. Przed wypełnieniem wniosku trzeba uważnie przeczytać dokumentację konkursową i sprawdzić:

• kto może ubiegać się o środki? Czy mój projekt spełnia te warunki?,
• na jakie działania można dostać dofinansowanie?,
• jaki jest termin realizacji projektu?,
• jak wysoki wkład własny trzeba zgromadzić?,
• jakie zabezpieczenia finansowe są wymagane?,
• jakie załączniki trzeba złożyć wraz  z wnioskiem?.

Wniosek pisany w ostatniej chwili

Łatwo można poznać wniosek pisany w pośpiechu, w ostatniej chwili przed złożeniem. Odkładanie pisania wniosku na ostatnią chwilę grozi przynajmniej potężnym stresem a najczęściej – niepowodzeniem. Może bowiem zabraknąć czasu na sprawdzenie brakujących danych, zebranie załączników, spokojne sczytanie całości i poprawki. Także zebranie dokumentacji potrzebnej jako załączniki do wniosku może potrwać nawet kilka miesięcy. Tak jest w przypadku umów, promesy kredytowej, wypisów i zaświadczeń. Nie warto odkładać kompletowania wniosku i pisania go na ostatnią chwilę.

Jak temu zapobiec?

Warto równomiernie rozłożyć sobie pracę i realizować ją zgodnie z harmonogramem. Znajdą się w nim poszczególne czynności w terminach, w których trzeba się nimi zająć. Warto jeszcze dodać kilka dni rezerwy na wypadek nieprzewidzianych wyjazdów, opóźnień czy na korektę całego wniosku.

Niewłaściwie opisany projekt

Nawet najlepszy pomysł na projekt może polec w konkursie o dotacje, jeśli zostanie nieodpowiednio opisany.

Na co szczególnie zwrócić uwagę?

Opisując projekt, należy przede wszystkim pamiętać że osoba czytająca go podczas oceny, nie zna go tak dobrze jak sam przedsiębiorca a z pewnością – nie zna jego dobrych i złych stron, specyfiki i wyjątkowości. 

• Należy opisać swój pomysł zwięźle logicznie i zrozumiale,
• Należy używać poprawnego słownictwa, odpowiedniego dla projektu, bez wyrażeń z języka potocznego, żargonu oraz specjalistycznego słownictwa, gdy nie jest to niezbędne,
• Realnie opisać cele, tak aby następnie były one możliwe do zrealizowania, wykonalne i odpowiadające celom działania, w ramach którego jest składany wniosek.

Brak udokumentowanego wymaganego zabezpieczenia finansowego

Przed rozpoczęciem ubiegania się o dotację, koniecznie trzeba zapoznać się z wymaganiami dotyczącymi zabezpieczenia finansowego. Następnie trzeba realnie ocenić kondycję finansową i zdecydować jakie będą źródła pozyskania wkładu własnego: czy mamy na to wystarczające środki własne czy też będzie potrzebna promesa bankowa. Zupełny brak środków własnych jest źle widziany i może być jedną z przyczyn odrzucenia wniosku o dotację.

Na co zwrócić uwagę planując założenia finansowania?

Trzeba pamiętać, że dotacje udzielane przez PARP mają charakter refundacji. Dlatego planując projekt i konstruując budżet, trzeba zebrać środki finansowe na rozpoczęcie i realizację projektu. Zostaną one zwrócone, jeśli wniosek zostanie pozytywnie rozpatrzony a poniesione koszty zostaną poprawnie udokumentowane.

Niezbędne jest przygotowanie biznesplanu. projektu. Samo jego konstruowanie będzie dobrą okazją do przemyślenia realizacji projektu, zaplanowania finansowania i kolejności wdrażania. Pozwoli też zorientować się, jak dochodowe będzie przedsięwzięcia, z jakimi kosztami należy się liczyć w kolejnych latach i jakich przychodów można oczekiwać.

Przyszła pora na znalezienie źródeł sfinansowania wkładu własnego. Warto zebrać i porównać oferty banków, określić minimalny i maksymalny wkład własny, sprawdzić możliwość uruchomienia własnych środków (prywatnych lub firmowych).

Na czym polegają najczęściej spotykane błędy w konstrukcji budżetu?

Wnioskodawcom zdarza się zapomnieć, że część opisowa projektu musi współgrać z jego budżetem.   Umieszczenie w nim pozycji niewystępujących w części opisowej wniosku może u oceniających budzić wątpliwość czy dany wydatek naprawdę jest uzasadniony i wątpliwości co do samej konstrukcji projektu. Istnieje wówczas obawa, że sam wnioskodawca nie przemyślał wszystkich aspektów planowanego przedsięwzięcia.

Innym błędem jest źle wyliczona wysokość wkładu własnego, zbyt niski jego udział w całym budżecie lub całkowity brak własnych źródeł finansowania.

Jak prawidłowo napisać budżet i uniknąć tych błędów?

Po napisaniu wniosku koniecznie należy sprawdzić czy wszystkie pozycje budżetu zostały przedstawione w części opisowej i odwrotnie oraz czy zgadzają się obliczenia zamieszczone w budżecie, m.ni.  łączna wartość wniosku i w rozbiciu na pozycje wydatków.

I inne braki

Przed złożeniem wniosku warto przejrzeć go jeszcze raz w całości i sprawdzić czy jest kompletny, logiczny i zawiera wszystkie istotne elementy. Poza wymienionymi błędami, wnioskodawcy często zapominają o dołączeniu wymaganych załączników, pozostawiają puste pola we wniosku (np. pozostawione do wypełnienia później), zapominają o podpisaniu wniosku czy o sprawdzeniu identyczności wniosku w wersji papierowej z elektroniczną.

Źródła informacji

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości uruchomiła internetową stronę www.web.gov.pl , na której można znaleźć szczegółowe opisy projektów, porady i dokumenty niezbędne dla przedsiębiorców zainteresowanych uzyskaniem dotacji. Znalazło się na niej także wiele ciekawych poradników w formie e-booków na temat zakładania i rozwijania biznesu opartego na usługach elektronicznych. 

Dodatkowe informacje można uzyskać za pośrednictwem infolinii pod numerami 0 801 33 22 02 lub 022 432 89 91 do 93 w godzinach od 10.00 do 16.00 od poniedziałku do piątku lub drogą elektroniczną- [email protected]

Informacje o Programie Operacyjnym Innowacyjna Gospodarka zawiera też strona PARP: http://poig.parp.gov.pl/