Zarządzanie nowoczesną firmą opartą na projektach

Nawet niewielkie oszczędności w tych obszarach mogą w wymiarze całej firmy stanowić poważną kwotę. Praktyka wskazuje, że eliminacja braków w działaniach operacyjnych, dzięki wprowadzeniu systemu wspomagającego zarządzanie, może w znaczący sposób wpłynąć na zyskowność firmy.

Którędy wyciekają pieniądze?

Branża usług profesjonalnych to aktywnie rozwijający się rynek firm doradczych, kancelarii adwokackich, biur projektowych, firm informatycznych czy agencji reklamowych. Wymienione firmy charakteryzuje przede wszystkim orientacja na ekspercką wiedzę, usługi świadczone innym firmom oraz sprawne zarządzanie projektami. Ich największy kapitał stanowi zgromadzona w firmie wiedza i ludzie, których kompetencje są siłą napędową organizacji.

Utrzymanie zyskowności firm usługowych to swoista batalia na dwóch frontach: walki o klienta i optymalizacji kosztów operacyjnych. Okazuje się, że w tym drugim obszarze firmy popełniają najwięcej błędów. Wynika to np. z błędnego przypisania kosztów czy złego rozpisania godzin pracy konsultantów. Straty wiążą się również ze złym rozliczaniem faktur od podwykonawców, kosztów reprezentacyjnych, wydatków na przejazdy i hotele, które często są wpisywane do kosztów stałych, a faktycznie obciążają budżet konkretnego projektu. W ten sposób trudno menedżerom lub kierownikom projektów ocenić czy dany projekt jest rentowny.

CASE STUDY: Dla przykładu – nierzetelnie wypełniona karta czasu pracy specjalisty, którego tydzień pracy obejmuje 40 godzin. Pracownik realizował na rzecz konkretnego projektu 36 godzin pracy. Okazało się, że 0,5 godziny zostało błędnie zarejestrowane i klient nie został zafakturowany. Zakładając, że 1 godzina pracy to średnio 200 PLN, a specjalistów w firmie jest 50 to prosty rachunek wskazuje, że tygodniowo firma traci 5000 zł, co w rachunku rocznym sięga kwoty ponad 255 000 tysięcy PLN.

Co nam daje wdrożenie systemu ERP?

Fundamentalne źródło przychodów firmy stanowi klient, z którego obsługą wiążą się określone koszty jego pozyskania oraz inwestycji w rozwój zespołu obsługującego. Tutaj pojawia się kolejny element – pracownicy stanowiący „silnik” firmy usługowej, który powinien być odpowiednio konserwowany i wzmacniany. Klienci i pracownicy spotykają się przy realizacji konkretnych projektów wymagających odpowiedniej obsługi, planowania, budżetowania oraz, w konsekwencji, rozliczania. W prosty sposób przechodzimy do strony finansowej obejmującej fakturowanie i sprawozdawczość. Każdy menedżer zarządzający firmą usługową powinien być dodatkowo wyposażony w narzędzia raportowania i bieżącego wglądu w aktualne procesy wewnętrzne firmy, tak by móc podejmować szybkie decyzje oparte na faktach, a nie intuicji czy przypuszczeniach. Okazuje się, że dzięki zastosowaniu systemu klasy ERP w każdym z tych obszarów możemy wyeliminować straty i zyskać czas oraz dokładność, przy zachowaniu najwyższego poziomu obsługi klientów i relacji z pracownikami.

Po pierwsze klient

Dzięki systemowi wspomagającemu zarządzanie mamy pełniejszą analizę przychodów z poszczególnego klienta, co daje szansę dokładnego prognozowania przychodów całej firmy. System umożliwia dokładniejsze i łatwiejsze tworzenie kalkulacji oraz lepsze dostosowanie sprzedaży usług do własnych możliwości sprostania nowym projektom. Firma zyskuje również większą przejrzystość historii kontaktów, co zwiększa akumulację wiedzy, poprawia relację z klientami i efektywność sprzedaży.

Po drugie zespół

Dzięki rozwiązaniom klasy ERP firma posiada lepszy wgląd w wydajność zespołów lub pracowników, a to w konsekwencji pozwala na łatwiejszy dobór odpowiednich osób do konkretnego projektu. Pracodawca może optymalizować politykę kadrową i uelastycznić relacje z podwykonawcami czy „wolnymi strzelcami”. System tworzy również podstawę do zarządzania wiedzą i umiejętnościami personelu.

CASE STUDY: Kolejny przykład dotyczy wypełniania tygodniowej karty czasu pracy przez specjalistów pracujących w dziale finansowym. Zakładamy, że miesięcznie powstaje 200 kart czasu pracy, tworzonych przez 50 pracowników. Koszt godziny pracy w dziale finansowym wynosi około 40 PLN. 15-minutowa oszczędność czasu przygotowania raportu przy pesymistycznych założeniach, że jedynie połowę tego czasu da się zaoszczędzić, zapewniają w konsekwencji obniżkę kosztów administracyjnych o 180 tys. PLN na przestrzeni roku. Nawet niewielkie wartości dają w skali całej firmy olbrzymie oszczędności.

Po trzecie projekt

Z praktyki wynika, że największe straty dla firmy wynikają z błędnego zarządzania projektami. System daje szansę łatwiejszego porównania zakładanego budżetu z rzeczywistymi kosztami. Rozwiązanie dodatkowo porządkuje i integruje procesy takie jak szacowanie budżetu, przydzielanie zasobów, podwykonawców, rejestrację czasu pracy oraz raportowanie postępów prac. Ułatwia również organizację projektu dzięki zdecentralizowanemu systemowi akceptacji czasu i kosztów. Zapewnia także bieżącą kontrolę nad zyskownością projektu.

Po czwarte finanse

W coraz większej liczbie firm kluczową rolę pełni dyrektor finansowy, będący swego rodzaju „stróżem firmowego porządku”. System ERP staje się jego przybocznym pomocnikiem, który umożliwia łatwiejsze fakturowanie „na czas”, lepszą kontrolę i alokację kosztów. Co więcej, zyskuje on aktualny wgląd w należności segregowane według terminów płatności. Przydatną funkcją okazuje się włączenie do prognoz finansowych „pracy w toku” oraz prowadzenie szczegółowych analiz finansowych dla celów sprawozdawczych. Nie bez znaczenia jest też uwzględnianie szacowanych przyszłych zysków w oparciu o stopień prawdopodobieństwa podpisania kontraktu z potencjalnym klientem.

Dyrektorów finansowych najczęściej przekonują twarde wyliczenia pokazujące zwrot z inwestycji w system informatyczny klasy ERP.

CASE STUDY: Dla przykładu – roczny przychód średniej wielkości firmy informatycznej wynosi 40 mln PLN. Uśredniając – niezafakturowane na klienta godziny i wydatki wynoszą w tej firmie ok. 2% przychodu, co stanowi klasyczny przypadek również polskich firm. Zakładamy optymistycznie, że niezafakturowanych kosztów było o połowę mniej. Okazuje się, że i tak udało się uzyskać dodatkowo roczny przychód w wysokości 400 tys. PLN, tylko dzięki wprowadzeniu systemu ERP.

Piąty element: zarządzanie oparte na faktach

System informatyczny Maconomy klasy ERP to kompleksowe narzędzie dające wsparcie w kluczowych obszarach działania profesjonalnej firmy usługowej: obsługi klienta, doboru pracowników, zarządzania projektami i kontroli finansowej. Szczególne znaczenie ma jednak piąty element układanki, czyli system raportowania dający przejrzysty obraz faktycznego stanu firmy bazujący na danych prezentowanych w czasie rzeczywistym. Menedżerowie mają pewność aktualności informacji otrzymując najważniejsze raporty praktycznie „od ręki”. System alertów daje możliwość błyskawicznej reakcji na niepokojące zjawiska. Co istotne, kierownicy projektów mogą śledzić indywidualnie dobrane kluczowe wskaźniki efektywności (KPI). System sprawia, że zamiast koncentrować się na poszukiwaniu straconego czasu, pieniędzy i pracowników, dyrektorzy generalni, kierownicy projektów i inne osoby zarządzające mogą podejmować decyzje na podstawie rzetelnych prognoz.